Środki trwałe to składniki majątku przedsiębiorcy. Musi on zawsze prowadzić ich ewidencję. Nie wszystkie dokonane zakupy można zaliczać do środków trwałych. Część z nich nie będzie też wymagać sporządzania odpisów amortyzacyjnych. Dla przedsiębiorcy korzystnym rozwiązaniem jest zarejestrowanie zakupionego samochodu na firmę. Nie zawsze jest to możliwe, jednak nawet bez rejestracji istnieje możliwość, by auto zostało skategoryzowane jako środek trwały.
Co to są środki trwałe?
Jak mówi definicja prawna, środki trwałe (które będą podlegały amortyzacji), są rzeczowymi składnikami majątku, będącymi własnością albo współwłasnością przedsiębiorcy (podatnika). Ich wartość ma przekraczać 10000 zł. Kiedy środek trwały będzie miał niższą wartość, to nie trzeba go ujmować w ewidencji i dokonywać amortyzacji. Można go wtedy ująć po prostu w kosztach uzyskania przychodu.
Środki trwałe muszą być zdatne do wykorzystywania w prowadzonej działalności gospodarczej (muszą być z nią ściśle powiązane) już od dnia przyjęcia do użytku i później przez co najmniej jeden rok. Do środków trwałych zalicza się:
– nieruchomości, takie jak: budynki, grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, prawo do własności odrębnych lokali, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
– maszyny, narzędzia techniczne, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania oraz specjalistyczne,
– środki transportu,
– obiekty inżynierii lądowej i wodnej,
– kotły i maszyny energetyczne,
– inwentarz żywy.
Środki trwałe mogą być przedmiotem umowy leasingu albo dzierżawy. Wtedy jednak tylko jedna ze stron może zaliczyć je do aktywów trwałych.
W jakich przypadkach samochód może być środkiem trwałym w działalności?
Tak jak zostało podane wyżej, przepisy podatkowe ściśle wskazują co może być środkiem trwałym. Kiedy przedsiębiorca chce, by został nim samochód, pojazd musi spełniać określone w przepisach warunki, to znaczy:
– musi być własnością podatnika (albo może być on jego współwłaścicielem),
– musi być nabyty we własnym zakresie,
– musi w pełni nadawać się do użytku w dniu, kiedy przyjmuje się go do używania.
Wedle prawa należy też określić szacowany czas, w którym samochód będzie użytkowany (nie krócej niż 12 miesięcy). Samochód ma być też wykorzystywany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak można go także oddać do użytkowania na mocy umowy najmu/ dzierżawy albo na warunkach leasingu.
Przy spełnieniu wszystkich powyższych warunków, koszt związany z samochodem uwzględniany będzie w ewidencji księgowej poprzez odpisy amortyzacyjne.
Rejestracja samochodu na firmę – jaki ma wpływ na wpis pojazdu do ewidencji środków trwałych?
Samochód można wprowadzić do ewidencji środków trwałych jeszcze przed jego przerejestrowaniem (w przypadku zakupu auta używanego). Będzie to bowiem auto z już kompletnymi tablicami rejestracyjnymi, które będą niejako świadczyć o jego zdatności do użytku. W przypadku auta nowego, wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych nie mogłoby nastąpić przed jego zarejestrowaniem. Tak naprawdę jednak nie ma znaczenia czy jest to rejestracja na firmę czy na osobę prywatną. Nie każda firma będzie miała bowiem prawo do rejestracji samochodu. Do takiej procedury wymagania jest osobowość prawna. Dlatego też auta na firmę nie mogą zarejestrować osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą ani wspólnicy spółki cywilnej (mogą za to wspólnicy spółki z o.o.). W takich przypadkach samochód może więc zostać zarejestrowany jedynie na osobę, a nie na firmę. Jednak, w obu przypadkach, pojazd może zostać zakwalifikowany jako środek trwały firmy i przedsiębiorca będzie mógł dokonywać stosownych odliczeń od podatku. Ważne, by samochód spełniał wszystkie (wymienione wcześniej) warunki dotyczące wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych
